Los inventarios como instrumento para el control y la gestión del patrimonio

El inventario como instrumento clave para una gestión patrimonial eficaz y eficiente.

El inventario general de bienes y derechos (en adelante, IGBD) es un instrumento que contiene información esencial para el control y la gestión del patrimonio de cualquier Entidad Local. Prueba de ello lo constituye el artículo 17 del Reglamento de Bienes de las Entidades Locales (RBEL) por el que, “las Corporaciones locales están obligadas a formar inventario de todos sus bienes y derechos, cualquiera que sea su naturaleza o forma de adquisición“. Esta obligación también está recogida en el artículo 86 del Texto Refundido de disposiciones legales vigentes en materia de Régimen Local (TRRL), aprobado por Real Decreto Legislativo 781/1986, de 18 de abril, en el que se añade que dicho inventario ha de ser valorado y, en el artículo 32 de la Ley 33/2003, de 3 de noviembre, del Patrimonio de las Administraciones Públicas (LPAP).

En opinión de Bonser, el IGBD es algo más que un simple registro administrativo. Su importancia es evidente por diferentes motivos: por la conservación y protección que otorga a los bienes; por la función que tiene de catalogación, de relación ordenada y valorada de éstos; por la importante documentación que atesora y, porque las certificaciones administrativas de sus asientos (artículo 206 de la Ley Hipotecaria (LH), de 8 de febrero de 1946), a falta de título inscribible, son suficientes para la inscripción de los bienes inmuebles en el Registro de la Propiedad. Por todo lo anterior es un instrumento único que, permanentemente actualizado e informatizado, constituye un auténtico y valiosísimo repositorio de información que posibilita el control, la administración, la gestión, la defensa y la conservación de los bienes que integran el patrimonio de cualquier Entidad. De hecho, una gestión eficiente de este recurso no sólo redunda en el beneficio de la propia Organización, sino también en el conjunto de la ciudadanía.

La importancia de su actualización permanente

Una vez formado y aprobado el inventario, éste se ha de rectificar anualmente y se ha de comprobar con las renovaciones de la Corporación (artículos 33 RBEL y 86 del TRRL). De esta forma, la rectificación anual del inventario ha de reflejar “… las vicisitudes de toda índole de los bienes y derechos durante esa etapa”, mientras que la comprobación “… se efectuará siempre que se renueve la Corporación y el resultado se consignará al final del documento, sin perjuicio de levantar acta adicional con objeto de deslindar las responsabilidades que pudieran derivarse para los miembros salientes y, en su día, para los entrantes”.

Pero ¿por qué es habitual que en el ámbito público se incumplan con estas obligaciones desconociéndose el estado y composición del patrimonio si es éste el principal recurso con el que se prestan los servicios públicos? A los problemas habituales que pueden achacarse a la Administración Local (como la falta de medios, tiempos, recursos o formación) se suma que la principal solución adoptada al respecto consiste en la realización de inventarios que, en breve espacio de tiempo, quedan desactualizados.

Lo apuntado anteriormente nos lleva a cuestionarnos la conveniencia del gasto público que realizan con cierta periodicidad algunas Entidades (al menos, cada cuatro años) para actualizar su IGBD. Si consideramos el IGBD como una herramienta de gestión de la Administración, estas inversiones se revelan fallidas ya que son actuaciones recurrentes que entendemos no sirven al interés general y sólo sirven para cumplir con el requerimiento legal de la rectificación o, en su caso, de la comprobación del inventario. A las razones argumentadas anteriormente se suman las siguientes:

• No todos los días se realizan operaciones que tengan que registrarse en el IGBD. Un inventario en permanente actualización aporta seguridad jurídica frente a otro que se actualice con otra frecuencia (por ejemplo: anual o cuatrienal). Apuntar en este sentido que, a medida que la frecuencia de actualización es menor, el grado de confianza en la información que en él figura aumenta. Por tanto, no es descabellado asumir esta actualización con una periodicidad menor a la anual.
• Si el Departamento o Servicio de Patrimonio (encargado de la elaboración y formación del IGBD) contase con la ayuda del resto de Departamentos o Servicios de la Entidad, la actualización permanente sería más ágil, más eficiente y menos costosa. De esta forma:
  • El IGBD se convierte en un instrumento de utilidad para todas las áreas de la Entidad que tengan demandas de información.
  • El aunar en un único repositorio de información los múltiples y heterogéneos inventarios que existen en la Entidad, posibilita un mayor control y un uso efectivo de los bienes.
  • Cada Departamento o Servicio se involucra directamente en la gestión de bienes que son de su responsabilidad, sintiéndolos como propios e intentando obtener el mejor rendimiento y uso de éstos.

En definitiva, a juicio de Bonser realizar unos trabajos de inventario es una acción válida siempre y cuando:

• Previa a su realización, la Entidad haya definido los criterios de gestión de bienes que permitan aplicarlos en la realización del inventario con el fin de que éste sirva a sus propósitos de gestión.
• A la finalización de los trabajos de campo, la Entidad tenga ya definidos los procedimientos de gestión patrimonial que aseguren el mantenimiento de la información al día.
• La Entidad cuente con una aplicación informática de gestión patrimonial que posibilite mantener el histórico de toda la operativa realizada, en el momento en el que ésta se produzca, con su correspondiente reflejo contable.

La informatización de los inventarios

Según nuestra experiencia podemos afirmar que existe un elevado porcentaje de Entidades que realizan la actualización del inventario únicamente con motivo de la rectificación anual y, con bases de datos en Access o aplicaciones generalistas que no están conectadas con ninguna otra aplicación de la Entidad. Aun en nuestros días, aunque en menor medida, existen Entidades que no disponen de inventarios, o éstos no están informatizados.

Los inventarios así configurados tienen la consideración de simples relaciones de bienes actualizada a una fecha determinada.

En Bonser entendemos que, para garantizar la actualización constante del inventario es fundamental relacionarlo o interconectarlo con la aplicación informática de contabilidad. En este sentido, el artículo 205 del texto refundido de la Ley Reguladora de las Haciendas Locales (TRLHL) aprobado por el Real Decreto Legislativo 2/2004, de 5 de marzo, determina de entre los fines de la contabilidad pública local el siguiente: “establecer el balance de la entidad local, poniendo de manifiesto la composición y situación de su patrimonio, así como sus variaciones”, y como objetivo de la contabilidad “posibilitar el inventario y el control del inmovilizado material, inmaterial y financiero, el control del endeudamiento y el seguimiento individualizado de la situación deudora o acreedora de los interesados que se relacionen con la entidad local”.

Por ello, es necesario establecer un sistema de comunicación entre el inventario y la contabilidad para que cualquier acto con incidencia patrimonial formalmente adoptado, se refleje de manera directa en la contabilidad garantizando también la contabilidad de todas aquellas operaciones que no tienen reflejo presupuestario al no implicar salida o entrada monetaria en la Entidad.

En conclusión, hay que invertir racionalmente los recursos públicos. Malgastar el dinero en inventarios, que en breve espacio de tiempo quedan desactualizados, no es la mejor opción. Esos trabajos de campo se han de concebir como algo “puntual en el tiempo” para resolver un problema inicial de carencia o deficiencia de datos, pero la Entidad ha de contar con una aplicación informática adaptada a su realidad y unos procedimientos que garanticen la actualización de la información en tiempo real. Sólo así el IGBD cumplirá con la función de ser un instrumento fundamental para el gestión y control del patrimonio de la Entidad.