La gestión integral del patrimonio como oportunidad de mejora para los equipos de trabajo implicados.
La colaboración necesaria aumentará la productividad de los equipos al tener claro el objetivo y establecer los procedimientos para lograrlo.
En los numerosos proyectos de implantación de la gestión integral del patrimonio en los que desde Bonser hemos colaborado nos hemos encontrado con un mismo y serio problema, cada unidad orgánica intenta lograr “sus” objetivos, faltando una visión global importante y necesaria que se requiere aportar a través de un equipo de dirección formado por representantes de todas las áreas implicadas.
Este equipo de dirección del proyecto ha de tener en cuenta que el conocimiento del patrimonio es una necesidad que va a permanecer a lo largo del tiempo y que ha de ser de utilidad para todos los niveles competenciales de la organización por lo que ha de dar respuestas a todos ellos dentro del modelo de gestión que diseñe, además de cumplir con todos los requerimientos legales.
Al margen de trabajar para sentar las bases de dicha gestión, cada uno de los miembros del equipo ha de convertirse asimismo en líder del proyecto dentro del equipo de su unidad y esto sólo se logra si el equipo de dirección del proyecto ha trabajado de la manera correcta.
Hay que tener en cuenta que todos nos solemos resistir de entrada a cualquier cambio porque llegar donde hemos llegado ya nos ha supuesto un esfuerzo considerable y nos sentimos seguros haciendo lo que sabemos hacer y con cómo lo hacemos. Por ello cualquier propuesta de cambio va a ser rechazada si no es consensuada, si no hay liderazgo y si no se tienen claros los objetivos, los recursos, las limitaciones y si no se establece un plan de trabajo y revisión para lograrlo y mantener sus resultados en el tiempo.
En el equipo de dirección se ha de crear, para diseñar el modelo de gestión y un plan de trabajo, un clima de confianza que sólo se logra si sus miembros están dispuestos a revisar de forma continua las repercusiones de los propios actos para poder ir modelando el propio comportamiento. Un miembro de un equipo que se acostumbre a trabajar de este modo será capaz de detectar los obstáculos y limitaciones de otros miembros del equipo porque conoce muy bien los propios, pero también verá sus fortalezas y con ellas trabajará. De esa manera se irá formando la cultura del equipo de dirección y será una buena oportunidad para trasladar ese aprendizaje a la dinámica de los equipos de trabajo de cada una de las áreas.
En Bonser tenemos la experiencia de que si el equipo de dirección del proyecto realiza un buen trabajo de colaboración y diseña un modelo de gestión que dé respuesta a todos teniendo en cuenta los recursos de los que se dispone y las limitaciones que se tienen en las distintas unidades, el éxito de la implantación de la gestión integral del patrimonio está asegurado.
Múltiples estudios demuestran que trabajar en equipo aumenta no sólo la productividad y la calidad del trabajo realizado sino que mejora a las propias personas, no sólo a las que forman parte de ese equipo sino a las que se relacionan con ellos, por lo tanto puede considerarse que el esfuerzo de consenso necesario para la implantación de la gestión del patrimonio es también una oportunidad para la mejora de la dinámica del trabajo en equipo dentro de la organización; dinámica y metodología de trabajo que una vez adquirida es fácilmente trasladable a la implantación de nuevos proyectos.
Pero no hay que olvidar que un equipo necesita siempre un líder, alguien que ayude a no perder la visión global, a mejorar su rendimiento y por lo tanto cumplir de la mejor manera no sólo con sus funciones sino a colaborar con las de otros equipos, estando abierto interactivamente al apoyo a otros departamentos siempre con el objetivo común de mejorar el trabajo realizado desde su unidad y con la gran responsabilidad que supone la aportación individual para dar un buen servicio al ciudadano entre todos.
Para asentar esta cultura colaborativa es necesario también mejorar la comunicación interna en la Organización ya que es importante comunicar los objetivos, los avances, los resultados, poniendo de relevancia que éstos son fruto del trabajo de todos.
El éxito de la implantación de la gestión patrimonial permite disponer de un inventario de bienes y derechos actualizado a tiempo real que va a ayudar a que el balance cumpla con el principio de imagen fiel, al conocimiento del coste de los servicios, a localizar y conocer los bienes, a optimizar los recursos y a ayudar a la toma de decisiones y por último como valor añadido a ser un ejemplo para toda la Organización de los beneficios de un buen trabajo en equipo y colaborativo.